CLAVES DE LA CALIDAD (Y II) 

 

CONOCIMIENTOS CLAVES SOBRE CALIDAD

Esta sección está dedicada a estudiar cuestiones claves sobre la calidad en las ONG.

La iniciamos con el tema: Ideas básicas sobre la calidad. Periódicamente iremos ampliando sus contenidos. Puedes enviarnos tus preguntas y aportaciones.

Nota: El software de uso libre y gratuito puede facilitar mucho la calidad de la gestión de una ONG, reduciendo costes y aumentando su eficiencia. Por este motivo hemos abierto en este web una sección dedicada a este tema. Envía tus sugerencias.

Siguen los contenidos:

 

7. - Los beneficios de la gestión de la calidad para las ONG.

8.- Los conceptos fundamentales de todos los sistemas de gestión de calidad, aplicados a las ONG (I).

9. - La calidad para los servicios a mayores.  

10. La planificación estratégica. Primera Parte.

11. La planificación estratégica. Segunda Parte.

12. En el web www.monografias.com  existen numerosos trabajos -de distinto interés- dedicados a la calidad en la gestión.

En esta sección iremos publicando algunos de los trabajos que nos parecen más útiles. Como, por ejemplo, los siguientes:

13. La calidad en la gestión de los trabajadores de una ONG (I).
14. La calidad en la gestión de los trabajadores de una ONG (y II).
15. Las cinco grandes mejoras  en las ONG actuales
16. Un resumen sobre los modelos y herramientas de calidad
17. Calidad total.
18. Sistemas de Información de Calidad.
19. La situación actual de la gestión de calidad en el mundo de las
 ONG de acción social (I).
20. Sistemas de certificación medioambiental.
21. Lectura de L.J.G. van der Maesen. Social Quality, Social Services and Indicators:
 a new European Perspective. Berlín, Octubre 2002.

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22. Gestión de calidad en la acción voluntaria de F. Fantova.
 
23. Síntesis del clásico libro: Calidad sin lagrimas de P. B. Crosby.
 
24. El Marco de referencia del Capital Humano Emprendedor
se desarrolla en el presente documento
 
25. Glosario Iberoamericano de Calidad.

26. Documentos, debates, noticias: en la sección de calidad del portal catalán XARXANET.

27. El web Infocalidad tiene diversas secciones de documentación gratuita sobre calidad muy interesantes.

28.  Introducción al modelo ServQUAL  (Quality Services) de calidad orientado a la atención a las personas. Otro documento de interés para conocer el servqual.

29. Un documento sobre como implantar un sistema de gestión de calidad.

30. Fichas técnicas para diseñar  indicadores de evaluación de procesos de gestión de calidad.

31. Indicadores de calidad del  Instituto Catalán de Asistencia y Servicios Sociales (ICASS).

32. Bájate una ponencia de Matilde Rodríguez (XI- 2007) que recoge la historia y contenidos de la Norma ONG con calidad.

33. Libro Indicadores  de  Calidad en Comunidades Terapéuticas.

34. Dos documentos sobre la herramienta de calidad Seis Sigma: Introducción a sus contenidos y la opinión de un  experto.

34. Modelo de calidad de FEAPS.

35. Artículo sobre la evolución del concepto de calidad.

36. Conoce el Plan Estratégico de calidad para ONG de Acción Social 2003-2005.

37. Estudio Calidad de los servicios para la primera infancia.

38. Sistemas de gestión de la calidad en el tercer sector: situación actual y propuestas de futuro. de Izaskun Barbero Blanco, Zerbitzuan, nº 43.

39. La calidad en en los servicios sociales públicos. Por la F.E.M.C.V.T.

40.  La gestión de la calidad y el marketing en los Servicios Sociales de Manuel Enrique Medina. Revista de Asuntos Sociales.

41. Ocho Principios de Calidad según las Normas ISO 9000.

42. GUÍA PARA UNA GESTIÓN BASADA EN PROCESOS. Descarga libre.

43. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública de Colombia (NTCGP 1000:2004).

44. Derechos humanos Calidad y Servicios sociales. Este artículo del profesor Fernando Casas Mínguez de la Universidad de CASTILLA-LA MANCHA  nos proporciona una interesante visión sobre la calidad y los servicios sociales.

45. Un artículo interesante, aunque publicado hace tiempo, es el de Luis Alberto Barriga titulado: Calidad en los servicios sociales.

45. Una experiencia educativa  interesante, en el área educativa del modelo EFQM.

46. Guía para la Implantación de la Norma ONGconcalidad.

47. Guía para la Aplicación del Modelo EFQM. En www.fundacionluisvives.org

 

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7. Los beneficios de la gestión de calidad para una ONG

La implantación de un sistema de gestión de la calidad implica un esfuerzo sostenido importante y, por lo tanto, hemos de saber que beneficios podemos esperar de ello. Los beneficios que obtendremos serán distintos según la situación de cada ONG y del servicio en que se implante el SGC. Asimismo, algunos beneficios son evidentes. De ello hablaremos a continuación.

 1. La reflexión continua, sistemática y ordenada sobre lo que está haciendo la organización.

La gestión de la calidad nos exige una evaluación continuada.

La gestión de la calidad (GC) obliga a una constante reflexión sobre lo que hacemos. Las fórmulas establecidas en la GC hacen que esta reflexión sea sistemática. Ello hace mejorar la adecuación de las acciones a los fines y a los medios de una manera más disciplinada y, por tanto, evita desviaciones que pueden ser muy graves en determinados casos.

Lo primero que hemos de hacer es una autoevaluación profunda de la organización. Antes de lanzar un plan de calidad es preciso revisar todos los aspectos clave de la organización que puedan influir sobre la calidad de nuestras acciones. A partir de esta autoevaluación se constituye una base de datos que nos servirá para próximas evaluaciones.

Una vez se ha implantado el sistema de gestión de la calidad, estamos obligados a realizar auditorias internas y una revisión de todo el sistema por la dirección. Estos dos instrumentos, uno más “técnico” y otro más político, nos ayudan, una vez más, a ser realistas y a implicar la dirección en todas las cosas importantes, no únicamente en las urgentes.

Finalmente, las auditorias externas nos ofrecen la confianza de que lo que nosotros estamos haciendo está supervisado por personas expertas e independientes. Esta visión externa de nuestra organización nos sitúa todavía más en aquello que es importante tener en cuenta.

  2. La alineación de las actividades, la organización y los valores.

Nos hace ser coherentes entre lo que decimos y lo que hacemos.

Frecuentemente las actividades, las urgencias y las necesidades nos hacen perder de vista el panorama general de nuestra acción. Los árboles nos impiden ver el bosque y el saber que estamos haciendo allí.

La gestión de la calidad te obliga a redefinir o explicitar los valores, la misión y la razón de existencia como ONG. Además, te hacen considerar la organización, la gestión de los recursos y de las personas, y las formas de actuar de los directivos, respecto a la misión y los valores.

Finalmente, te hace reflexionar sobre si los servicios que ofreces y los resultados que obtienes de ellos están de acuerdo con la organización y tu misión. Así se crea, de una manera más evidente, una cadena coherente entre los fines, los medios y los resultados.

 

3. Disminuir los errores y, por tanto, los costes de las actividades.

Disminuir errores quiere decir ahorrar.

Nuestras actividades están normalmente llenas de errores. Errores humanos y errores debidos a las máquinas u otros agentes externos. Estos errores pueden tener consecuencias más o menos graves, pero siempre asociados a costos. Cuanto más errores se producen, más nos cuestan las acciones que hacemos. Pues bien, uno de los beneficios más evidentes de la aplicación de la GC es la disminución de errores, y, por lo tanto, de los costes.

En primer lugar la GC nos obliga a definir, estandarizar y controlar los procesos clave de nuestra organización. Ello hace que todos sepan, más y mejor, lo que han de hacer, lo cual reduce los errores. 

En segundo lugar, el registro de las no-conformidades, así como el análisis y la aplicación de acciones correctoras y preventivas, nos hace reducir las causas que generan errores. Se evita, así, que causas potenciales hagan aparecer otros errores y la organización, por tanto, reduce considerablemente los errores y los costes asociados.

 

4. La participación colectiva y la autonomía individual

La participación de las personas se hace más evidente

La GC nos obliga también a encontrar diversas fórmulas de participación de las personas en las actividades de las ONG

Por una parte, obliga la dirección a un compromiso público con la calidad: a planificarla, gestionar sus recursos y revisarla.

Por otra, implica a los profesionales y voluntarios, que han de definir mejor su actividad y responsabilidades, de manera que desarrolla enormemente la autonomía respecto al conjunto de la organización.

Finalmente, hace que todos tomemos más en consideración, si cabe, las necesidades y expectativas de los usuarios finales y del resto de personas implicadas en nuestro servicio.

 

5. La mejora de la comunicación con otras entidades y un mejor posicionamiento en el entramado público y privado.

Se sitúa mejor ante nuestras fuentes de financiamiento.

Muchas organizaciones no gubernamentales de acción social sobreviven con muchas dificultades y están siempre pendientes de un delgado hilo de subvenciones y donaciones.

Hacer el esfuerzo de implantar un sistema de gestión de la calidad reforzará su posición ante las entidades privadas y La Administración pública a la hora de pedir subvenciones o presentar proyectos para financiarse

Jaime Garau

Presidente y Director de Calidad INTRESS.

 

 

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8.- Los conceptos fundamentales de todos los sistemas de gestión de calidad, aplicados a las ONG (I). 

Expertos de todo el mundo, al revisar la norma ISO 9001 de 1994 para crear la del 2000, coincidieron en que existen ocho conceptos clave que están bajo todos los sistemas de gestión de la calidad que funcionan en el mundo.

Nos ha parecido oportuno trasmitirlos aquí a los que no los conocen. Asimismo, hemos realizado una adaptación de estos conceptos a la gestión de calidad de las ONG. En esta cápsula hablaremos sobre cuatro de ellos, y, en la siguiente, del resto.

1. Liderazgo comprometido.

Los líderes de las ONG han de tener clara cual es la misión y la manera de llevarla a cabo.

Es preciso tener en cuenta que no hablamos únicamente de los miembros de la junta, sino que también nos referimos a todos los directivos de la ONG.

Hemos de ser capaces de definir claramente y sucintamente cual es la misión última de la ONG. Esta misión ha de formularse y comunicarse a todos.

A partir de aquí, todos los valores, las políticas y los objetivos, así como las prácticas de los dirigentes, han de ser coherentes con la misión.

Los líderes tienen una doble tarea: por un parte, lo que hacen ha de estar bien hecho en relación a la estrategia de la ONG; por otra, han de dar ejemplo al resto de la organización.

Finalmente los líderes han de saber buscar los recursos humanos y materiales necesarios para hacer crecer su capacidad de llevar a cabo la misión.

2. Orientación al cliente.

Toda la organización ha de estar enfocada a los clientes. El cliente principal es, sin duda, el usuario final del servicio, quien proporciona la razón de la existencia de la ONG. Pero también existen otros clientes: empleados, voluntarios, donantes, subvencionadores, contratistas, etc.

Las personas, los espacios, los directivos, etc., todos (y todo) ha de estar concentrado en satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios.

Ello significa que hemos de conocerles bien. Es preciso que sepamos lo que realmente necesitan y que esperan de nosotros. Esta es una tarea de contacto permanente con los usuarios y los cambios sociales que sufren a lo largo del tiempo. Este contacto ha de analizarse de manera permanente y directa, saber que desean y como lo desean. Pero también es preciso elaborar estudios e investigaciones a más largo plazo, para ser conscientes de las tendencias del colectivo de usuarios: estudios, encuestas, entrevistas, etc.

Finalmente, no únicamente hemos de saber que necesitan nuestros usuarios, sino también lo que piensan de nuestra actuación: las entrevistas y encuestas de satisfacción de los clientes son uno de los instrumentos más importantes para hacer avanzar la ONG.

3. Implicación y formación de los empleados y voluntarios.

La ONG ha de estar muy comprometida con las personas que trabajan (con salario o sin) en hacer progresar la misión.

 La primera tarea habría de ser el crear un clima y unos mecanismos institucionales de participación de empleados y voluntarios. Sin participación no existe el diálogo y, por tanto, tampoco hay comprensión ni actuación responsables.

A continuación, es fundamental que todos sepan lo que han de hacer y lo que se espera de ellos. Por lo tanto, es preciso definir procedimientos de tarea, organigramas y funciones de cada uno; espacios de reuniones, recogida sistemática de sugerencias, evaluaciones periódicas de lo que se realiza y de la satisfacción de las personas, etc.

Por otra parte, todos han de saber el esfuerzo que realiza la ONG para pagar el máximo posible a los profesionales, que se les trata bien y se les reconoce su aportación, que contempla abiertamente sus problemas y dificultades, que mira de organizar su reciclaje y que promulga un clima de compañerismo y solidaridad.

 

4. Alianza con proveedores. 

Los proveedores son todas aquellas personas o entidades que aportan servicios y productos para que los servicios de la ONG tengan la calidad adecuada, la que requieren sus clientes.

Normalmente, las entidades controlan parcialmente e irregularmente a sus proveedores. En todo caso, la mayoría de las ONG no tiene una estrategia de trabajo con los proveedores al objeto de que estos asuman que indirectamente trabajan para cumplir la misión de las ONG.

La tarea que es preciso llevar a cabo con los proveedores tiene una líneas bien claras y experimentadas para muchas entidades. Primero, es preciso definir conjuntamente la calidad de los servicios y productos que necesitamos para nuestros servicios.

Después, hemos de buscar los proveedores que nos puedan servir la calidad que deseamos, con el dinero de que disponemos. Estos proveedores los calificaremos como aptos o no, en función de unos criterios que estableceremos.

En tercer lugar, llegaremos a un acuerdo firmado con los proveedores que finalmente habremos seleccionado. En este acuerdo, además de los precios, definiremos la calidad del producto, el tiempo de distribución y servicio, las ayudas en caso de problemas, reparaciones, etc.

En cuarto lugar, cada vez que nos lleguen productos hemos de controlar que cumplan el acuerdo firmado. En caso de que no sea así, será preciso avisar al proveedor y devolver el producto o servicio.

En quinto lugar, hemos de realizar una revisión continua y periódica de los acuerdos tomados, para ratificar el pacto, modificarlo o extinguirlo.  

Jaime Garau

Presidente y Director de Calidad de INTRESS.

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9. La gestión de la calidad para servicios a las personas mayores.

La gestión de la calidad es un conjunto de instrumentos que han de servir para aumentar la calidad de vida de las personas mayores, potenciando su capacidad para valerse solas y participar en la comunidad.

1. La calidad en la doble dimensión.

La gestión de la calidad ha de priorizar la calidad asistencial hacia las personas mayores y la calidad laboral hacia los profesionales que asisten a los mayores.

La gestión de la calidad, tanto para usuarios como para empleados, siempre ha de tener en cuenta una doble dimensión: una de más objetiva que hace referencia a las necesidades colectivas entendidas en su aspecto material y cuantitativo, y otra más subjetiva que hace referencia a las expectativas que las personas depositan en la organización.

2. La tercera dimensión de la calidad para los mayores.

Además de tener en cuenta la gestión de la calidad asistencial y laboral, habremos de tener en cuenta la calidad de la gestión de organización. 

Es preciso entender la calidad de la gestión de una forma integral, que afecta todas las actividades internas y las externas. Por ello se la ha denominado calidad total.

Para implantar la calidad total en un servicio o en toda una organización, habremos de tener en cuenta la importancia de la gestión por procesos.

Hemos de saber captar cuales son las necesidades y expectativas de las persona mayores respecto a cuestiones básicas como la limpieza, las comidas, la seguridad de las pertenencias, la atención médica, las atenciones preventivas, el trato correcto y respetuoso con su intimidad, la protección de los derechos, etc.

Hay diversas líneas para definir los aspectos básicos como los de "las residencias son para vivir". Pero ante todo es preciso disponer de unos métodos para captar de manera permanente estas necesidades. Lo más fácil es estar abierto a sus sugerencias, que participen en los servicios que se les prestan. También es oportuno hacerlo con métodos más técnicos de investigación, como pueden ser los cuestionarios o los grupos enfocados.

Una vez definidas sus necesidades y expectativas, hemos de tener identificados todos los procesos asistenciales, aquellos en que damos un servicio al usuario. Los procesos habituales en los servicios a personas mayores son:

- Proceso de admisión. 

- Proceso de visita a domicilio.

 - Proceso de inserción social comunitaria.

 - Proceso de diagnóstico y plan individual.

 - Proceso de acogida y alojamiento residencial.

 - Proceso de atención continua al usuario.

 - Proceso de realización de actividades de tiempo libre.

 - Proceso de atención cuando la persona sufre una enfermedad aguda.

 - Proceso de atención cuando la persona sufre una enfermedad crónica.

 - Proceso de atención a las familias de los residentes.

 - Proceso de atención a incidencias (quejas, sugerencias y reclamaciones) de los residentes o sus familiares.

 - Proceso de encuesta de satisfacción a los residentes y familiares y empleados.

 - Proceso de atención cuando la persona se encuentra en los últimos días de su vida.

3. Aplicar el método de mejora continua.

En todos estos procesos (y en otros que pueden ampliar esta lista) es preciso aplicar el PDCA (siglas de planificar, desarrollar, comprobar y actuar. En la fase de planificación del proceso hemos de contemplar las necesidades específicas de los usuarios, la misión concreta del proceso, los objetivos operativos y los indicadores que utilizaremos para medir los resultados y las incidencias. También es preciso definir, a pesar de que sea esquemáticamente, el procedimiento de atención, así como, si es preciso, algunas instrucciones o protocolos técnicos especializados para determinadas tareas del proceso. Aquí definiremos si necesitamos algún producto especial y como controlaremos la calidad.

En la fase de desarrollo del proceso habremos de actuar según la planificación realizada, con un trato afectuoso y respetuoso; pero también es preciso tener en cuenta las exigencias del contexto y la situación en cada momento, con mucha flexibilidad para adaptarse a cada persona. Es preciso que utilicemos un registro de incidencias y de las acciones reparadoras o correctoras que adoptamos en cada momento. Es importante definir quien será el responsable del control del proceso. En la fase de la comprobación observaremos si los resultados son los esperados y si nuestros clientes están satisfechos.

Una vez comprobado el resultado general del proceso, podemos abordar la fase siguiente, la de actuar en consecuencia. Tomaremos medidas correctoras si las desviaciones son importantes. También podemos desarrollar cambios en el proceso para la aplicación de alguna innovación en el conocimiento o en la técnica.

4. El papel de los usuarios en la gestión de procesos.

El usuario ha de participar activamente en todos los procesos que están dirigidos a atenderle, tanto si son para defender sus derechos y el nivel de calidad esperado como si están destinados a definir los criterios de intervención en aspectos tan fundamentales como el derecho a la intimidad, el derecho a una muerte digna y el derecho a la confidencialidad de los datos.

La participación activa en todos los procesos será muy importante para la mejora de la calidad asistencial y la calidad de vida en general.

Jaime Garau

Presidente y Director de Calidad INTRESS.

 

 

20. Sistemas de certificación medioambiental.

EMAS

El Sistema de Ecogestión y Auditoría (EMAS) es un sistema voluntario para empresas que quieren evaluar y mejorar su labor medioambiental. La participación está abierta a todas las organizaciones públicas o privadas que operan en los Estados Miembro de la Unión Europea y en la Zona Económica Europea, Islandia, Liechtenstein y Noruega.

El objetivo del reglamento EMAS es promover la mejora continua de la gestión medioambiental y en ningún momento reemplaza la legislación o las normas técnicas nacionales o europeas, ni elimina la responsabilidad de las empresas de cumplir con todas sus obligaciones legales de acuerdo con ellas.

Etiqueta Doñana 21

Se trata de un reconocimiento público a través de la concesión del derecho de uso de una Etiqueta a las empresas que cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento de la Fundación Doñana 21.

Esta marca, propiedad y otorgada por la Fundación Doñana 21, es aplicable a cualquier tipo de empresa, tanto pública como privada, que desarrolle su actividad en el entorno de Doñana.

ISO 14001:1996

La certificación conforme a la norma ISO 14001:1996 garantiza que un Sistema de Gestión Medioambiental ha sido evaluado de acuerdo con la norma de buenas prácticas y que las cumple.

Reconocido internacionalmente, el Sistema de Gestión Medioambiental según la norma ISO 14001:1996 se puede aplicar a cualquier organización, tanto al sector industrial como al de servicios, y se basa en dos conceptos claros: la mejora continua y el cumplimiento regulativo. Para ello exige que la organización defina unos objetivos medioambientales y un sistema de gestión para cumplirlos. La empresa debe también cumplir con los procesos, procedimientos y actividades del sistema.

La ISO 14001:1996 exige a las organizaciones identificar los impactos medioambientales y aspectos relacionados y luego implementar medidas para mejorar los procesos en áreas con aspectos significativos.

Las normas de la serie ISO 14000, aunque plenamente orientadas al medio ambiente, tienen una estructura similar a las ISO 9000 y la tendencia es que en el futuro sean obligatorias.

PEFC

La Marca PEFC del Paneuropean Forest Certification Council (PEFCC), nace en el año 1998 como una iniciativa voluntaria del sector privado forestal que se basa en los criterios e indicadores emanados de las Conferencias interministeriales de Helsinki (1993) y Lisboa (1998) para la protección de los bosques de Europa.

El objeto de la certificación PEFC es que las organizaciones que la adopten puedan contrastar sus prácticas de ordenación forestal con las normas estipuladas y demostrar su cumplimiento. La obtención de la Marca (validada por una entidad independiente) garantiza el origen de la madera sin elaborar y su situación y/o sus características y supone que la organización pueda demostrar que promueve la Gestión Forestal Sostenible y, por ende, la conservación del patrimonio forestal europeo.

QUALIFOR

QUALIFOR es el programa de certificación de gestión forestal responsable desarrollado y promovido por la entidad SGS, y garantiza que la madera/producto proviene de un bosque, el cual ha sido evaluado, certificado y gestionado conforme a los estándares sociales, económicos y medioambientales definidos por el Forest Stewarship Council (FSC).

 

UNE 150008:2000 EX

La validación del Informe de Análisis y Evaluación de Riesgos Medioambientales declara el cumplimiento de los requisitos contenidos en la Norma UNE 150008:2000 EX "Análisis y Evaluación del Riesgo Medioambiental", para la elaboración de su informe de riesgos medioambientales.

En el informe se analizan todos los peligros medioambientales inherentes a las actividades que habitualmente se desarrollan en la empresa y a los accidentes, y se establecen y cuantifican los puntos de riesgo más relevantes para priorizar las medidas correctoras.

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Si deseas que publiquemos un texto "clave" en esta sección nos lo puedes enviar a secretariaib@ongconcalidad.org

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Entrevista a Marta Klecker  de la Federación de Mujeres Progresistas : "El acercamiento al mundo de la  calidad de los servicios sociales es ya imparable".

- Debate cerrado: ¿Es necesario un modelo específico de calidad para las ONG?   Participa en  temas abiertos

- Debate  abierto sobre calidad en el Sistema para la Autonomía Personal y Atención a la Dependencia. 

Anterior tema abierto para debate:

¿Qué opinas del proyecto de Plan de calidad para las ONG españolas? Este debate  finalizó el día 30 de junio de 2003. 

Pincha aquí para leer sus contenidos.

 

 

 

 

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